RÉussir son appel d'offre de traduction
Le choix d’un prestataire en service de traduction n’est pas une affaire simple à mener.
En effet, d’abord car il existe de nombreuses structures de services linguistiques : indépendants, agences de traduction, services de traduction automatisée, etc. Bref, des milliers de choix possibles !
Et puis surtout, il faut savoir sélectionner les critères prioritaires, se poser toutes les bonnes questions préalables liées à votre contexte et à votre projet de traduction, encore plus lorsqu’il s’agit d’un projet de traduction technique.
Bien identifier vos besoins vous permettra à coup sûr d’optimiser vos consultations de prestations de services de traductions.
Comment réussir votre appel d’offres (AO) de services de traduction ? Suivez le guide, on vous dit tout !
1. Quelles sont les prestations concernées par un appel d’offre en service de traduction ?
Commençons par identifier les différents types de traduction qui peuvent faire l’objet de votre demande.
En effet, vous pouvez parfois constater des différences de prix importantes lors de vos demandes d’offre tarifaire.
Comprendre les différences tarifaires en matière de services de traduction
Ces différences de prix sont généralement dues aux spécificités de chaque projet de traduction et il est donc nécessaire de bien les comprendre afin de mesurer le niveau de difficulté et le prix qui en découle.
En tant que client, vous devez tout d’abord déterminer le niveau de qualité attendu pour votre projet de traduction.
Pour cela, déterminez l’utilisation que vous souhaitez faire du document traduit :
- s’agit-il d’un document à visée d’utilisation en interne ou publique ?
- existe-t-il des enjeux juridiques, contractuels ou réglementaires liés au document ?
- de manière générale, le document est-il sensible, confidentiel ou encore stratégique ?
La réponse à ces questions vous permettra de guider votre choix d’un niveau de prestation de traduction adapté.
Les différents types de prestations linguistiques
Dans sa version la plus complète, un projet de traduction classique intègre 3 phases :
- Traduction du texte
- Révision par le traducteur
- Relecture/contrôle final, par un second linguiste (contrôle qualité du fond et de la forme)
En ce qui concerne les projets de traduction classiques, EuropaTrad propose deux niveaux de traduction :
Nous adaptons nos processus de traduction pour répondre à vos besoins spécifiques et à vos attentes tarifaires !
D’ailleurs, nous ne nous arrêtons pas à la traduction, notre équipe de spécialistes prend en charge votre communication multilingue de A à Z :
- mise en page (InDesign, Adobe Illustrator, etc.)
- intégration de vos contraintes SEO
- gestion de glossaires et mémoires de traduction
- interprétation
- etc.
Le bénéfice principal pour vous, en tant que client, est d’interagir avec un seul interlocuteur, qui gère l’ensemble de votre projet linguistique.
Précisons que grâce à notre expertise en PAO, vous profitez de documents traduits avec une mise en forme identique à la version d’origine, prêts à être utilisés directement !
La vérification de traduction, en détail !
Dans le cadre des prestations de traduction, vous devez opérer un choix en ce qui concerne le niveau de contrôle qualité nécessaire, nous l’avons vu. Pour une prestation la plus qualitative possible, la traduction de vos fichiers passe entre les mains de deux linguistes différents.
Ce niveau de prestation se retrouve généralement uniquement auprès des agences spécialisées en services de traduction, telle qu’EuropaTrad. Le premier linguiste restitue le contenu de la langue source vers la langue cible, et révise son propre travail. Le deuxième linguiste examine le fichier traduit et le compare au fichier source pour une relecture finale et trouver d’éventuelles erreurs et apporte des modifications.
Le contrôle qualité final permet de vérifier les éléments linguistiques (ponctuation, syntaxe, grammaire, chiffres, etc.), le formatage ainsi que la cohérence terminologique.
Quels sont les points de contrôle après la traduction ?
Le travail de fond permet à nos linguistes de se concentrer sur les éléments suivants, afin de supprimer toute erreur potentielle :
- Orthographe et ponctuation
- Erreurs grammaticales
- Fautes de frappe
- Cohérence de la traduction des expressions natives
- Erreurs de formulation ou d’utilisation de la langue
- Structures grammaticales
- Incohérences sémantiques
- Respect du glossaire et de la terminologie
- Fluidité de compréhension du texte
- Contextualisation de la traduction.
Et les moteurs de traduction automatique ?
Dans certains cas, la traduction peut être réalisée avec l’aide d’un moteur de traduction automatique (MT – Machine Translation), qui permet de raccourcir le temps global du projet de traduction tout en offrant une première ébauche rapide. Cependant, pour garantir une qualité optimale, ce type de traduction nécessite une étape cruciale : la post-édition.
La post-édition, kézako ? Elle consiste à réviser et améliorer le texte généré par la traduction automatique afin qu’il réponde aux standards de qualité d’une traduction professionnelle.
Il s’agit bien plus qu’une simple relecture : elle vise à identifier et corriger les faux-sens, contresens ou erreurs de style générés par la machine, tout en s’assurant que le texte traduit est fluide, naturel et parfaitement adapté au contexte.
Voici le processus en détail :
- Intégration du texte source dans le système automatisé de traduction, à l’aide de moteurs sélectionnés en fonction de leur pertinence pour le domaine traité.
- Production du texte traduit par la machine en langue cible.
- Post-édition par le traducteur :
- Examen approfondi du texte pour détecter et corriger les incohérences, erreurs terminologiques et problèmes de style.
- Adaptation des phrases pour respecter le ton et l’intention du message original.
- Vérification de la pertinence culturelle et contextuelle.
- Contrôle qualité final réalisé par des réviseurs, garantissant une traduction conforme aux attentes du client.
La post-édition est une étape indispensable. En effet, la traduction automatique brute ne suffit pas pour des projets où la précision, la clarté et le respect des nuances linguistiques sont essentiels !
Chez EuropaTrad, votre agence de traduction au service de vos projets, nous vous accompagnons dans de nombreux projets de traduction : traductions multilingues, traduction de sites web et contenus digitaux, traduction de documentations techniques, sous-titrage et transcription, localisation de logiciels, service d’interprétation, traduction publicitaire, traduction juridique et assermentée et traduction marketing et de communication.
Les vidéos sont devenues un contenu clé pour les entreprises, que ce soit en communication, marketing ou formation. Mais pour maximiser leur impact, il faut les rendre accessibles à un public international grâce à la traduction audiovisuelle, notamment par le sous-titrage ou le doublage.
Ces adaptations vous permettent de toucher un public plus large, renforçant ainsi l’accessibilité et l’efficacité des messages.
Vous améliorez ainsi le référencement des contenus vidéo sur les moteurs de recherche, grâce à leur caractère multilingue. Et l’arrivée de nouvelles techniques, comme le doublage en voix de synthèse, vous offre des solutions rapides et précises.
Quelles sont les questions à vous poser avant de lancer votre appel d'offres de traduction ?
Comme nous venons de le voir, une prestation de traduction ne peut s’évaluer et se comprendre sur son prix facial. Les spécificités de certains projets sont à prendre en compte pour décrypter les différents processus de traduction.
Avant de vous lancer dans la rédaction de votre appel d’offres, il est impératif de répondre à certaines questions liées au contexte et à votre projet de traduction lui-même.
Quel est l’enjeu de votre projet de traduction ?
Concrètement, il s’agit de déterminer ici pourquoi vous devez traduire des documents. Répondre à cette question vous permettra de réaliser des arbitrages quant au niveau de prestation qu’il vous faut. La prise en compte du contexte de traduction permettra à votre prestataire de vous orienter vers la meilleure option.
Par exemple, traduire des contenus digitaux ou des documents juridiques ne relève pas du même contexte, et les enjeux sont aussi très différents, ce qui renforce le fait de faire une traduction avec un niveau de contrôle qualité élevé sur ce type de document. D’ailleurs, on peut parler ici de traduction plus ou moins sensible.
Et d’autres types de prestation linguistique peuvent être pertinents pour vous : interprétation, traduction audiovisuelle, sous-titrage, etc.
Quel est votre contexte et votre activité ?
Une entreprise industrielle n’a pas les mêmes besoins en termes de traduction qu’une agence publicitaire. Votre agence de traduction peut s’adapter à votre contexte et à votre activité professionnelle. En effet, nous adaptons nos processus de traduction à différents types d’activités.
Quelle est votre stratégie de contenu ?
Votre stratégie de contenu influence directement vos besoins en traduction et en services linguistiques.
Quels types de contenu produisez-vous ?
- articles de blog
- rapports techniques
- supports marketing
- vidéos
- etc.
Par ailleurs, à quelle fréquence sont-ils créés ou mis à jour ?
Si votre contenu s’adresse à des audiences internationales, il est essentiel d’adapter vos messages pour chaque marché cible. Cela peut inclure la transcréation, le SEO multilingue ou encore la localisation.
Une stratégie claire vous aidera à définir des priorités et à travailler avec une agence capable de s’adapter à vos objectifs. Vous y gagnez sur toute la ligne :
- amélioration de votre visibilité
- augmentation de vos conversions
- garantie d’une communication cohérente à l’échelle internationale.
Quelle est l'organisation de votre système d'information ?
Voici une autre question importante pour garantir une collaboration fluide avec votre agence de traduction. Votre système d’information (SI) détermine comment les documents source et traduits circulent, sont partagés et stockés.
Nous recommandons de répondre à ces questions dans la rédaction de votre AO :
- Disposez-vous d’un système centralisé ou décentralisé ?
- Utilisez-vous des outils de gestion documentaire spécifiques (comme SharePoint ou Google Workspace) ?
- Existe-t-il des contraintes sur l’accès à votre SI (mots de passe, cryptage des données, etc.) ?
Ces informations impactent directement les formats acceptés, les délais de traitement et la gestion de la confidentialité des données.
Par ailleurs, si votre système d’information intègre déjà des outils de traduction assistée ou de gestion terminologique, assurez-vous que l’agence sélectionnée pourra s’y adapter.
Enfin, évaluez vos besoins en termes d’intégration : souhaitez-vous la mise en place de flux automatisés entre votre SI et les systèmes de l’agence pour gagner en efficacité ?
Quel est le niveau de complexité de vos traductions ?
La deuxième question à se poser est celle du niveau de complexité de vos traductions.
En effet, identifier la difficulté et les spécificités que présentent vos documents vous permettra de faire les meilleurs choix de solutions.
Ainsi, essayez de répondre aux questions suivantes pour déterminer le niveau de complexité de vos traductions :
- Quels sont les contenus que vous devez traduire ? Des contenus techniques, des contenus dynamiques, des contenus multisupports ?
- La traduction de ces contenus nécessite-t-elle une expertise métier ou sectorielle ?
- Les contenus à traduire ont-ils un caractère rédactionnel ou éditorial ?
- Votre projet de traduction concerne-t-il plusieurs contenus ? Si oui, présents sur différents médias ? D’où la nécessité d’assurer une parfaite cohérence de traduction d’un support à l’autre.
- Quelle est la durée de vie de vos traductions ?
- Sont-elles liées à d’autres contenus ?
- Vont-elles subir des mises à jour ? Si oui, à quelle fréquence ?
- Qui sera en charge de faire vivre ces contenus ?
- À partir de quel outil ou de quelle interface ?
- Avez-vous besoin d’accompagnement pour structurer vos contenus sources ?
- Comment exploitez-vous ces contenus ?
- Sont-ils connectés avec votre système d’information ?
- Sont-ils intégrés ou liés à vos interfaces : CMS, PIM, DAM ?
- Comment envisagez-vous de gérer la confidentialité de ces contenus ?
Avez-vous besoin d'autres services linguistiques ?
Au-delà de la traduction écrite, vos projets pourraient nécessiter des services complémentaires pour répondre à vos objectifs.
Avez-vous besoin de relecture ou d’adaptation culturelle (transcréation) pour des contenus marketing ? Ou encore d’interprétation pour des réunions ou conférences ? Peut-être envisagez-vous de localiser des sites web ou des applications, ce qui implique des compétences techniques spécifiques.
Pensez également à des services comme la gestion terminologique : la création et la gestion de glossaires et de mémoires de traduction.
En identifiant dès le départ vos besoins linguistiques de A à Z, vous pourrez évaluer si l’agence choisie peut vous offrir une solution complète et cohérente, évitant ainsi de multiplier les prestataires et les interlocuteurs.
Quelle est la fréquence de votre besoin en traduction ?
Votre besoin est-il ponctuel ou récurrent ? Plus vous aurez besoin de traductions, plus vous aurez intérêt à chercher un partenaire stable et pérenne. En effet, si vous avez besoin de traductions de manière régulière, nous vous conseillons de vous faire accompagner par une agence de traduction capable de vous suivre dans la durée.
Ce partenariat sera bénéfique sur bien des aspects
- Meilleure connaissance du contexte et des enjeux de vos besoins en traductions
- Plus grande écoute, attention et disponibilité
- Accès à des tarifs privilégiés grâce à l’utilisation des systèmes de TAO et aux mémoires de traduction
Chez EuropaTrad, votre agence en services de traduction, nous avons développé une réelle expertise de la gestion de projets complexes, multiformats et multilingues.
Nous ne concevons pas un projet de traduction comme un nombre de mots à transposer dans une autre langue, mais comme un projet dont il faut assurer la cohérence et la pertinence auprès de publics multiculturels.
Quelles langues sont concernées ?
L’anglais est souvent au cœur des projets de traduction, mais limiter vos traductions à cette seule langue peut freiner vos échanges internationaux. Parler la langue de vos interlocuteurs, quelle qu’elle soit, est un levier puissant pour renforcer vos relations et développer votre activité.
Chez EuropaTrad, nous vous accompagnons dans vos traductions multilingues et ce, dans plus de 60 langues, qu’il s’agisse de l’anglais, des langues européennes, du russe ou encore de nombreuses langues d’Asie, d’Afrique ou d’Europe de l’Est.
Nous sélectionnons avec soin les traducteurs experts correspondant à votre domaine d’activité, et nous les fidélisons spécifiquement pour vos projets. Cela garantit une parfaite continuité et une maîtrise approfondie de vos sujets, assurant ainsi des traductions toujours cohérentes et adaptées.
Ne vous limitez pas à évaluer un prestataire uniquement sur sa capacité à traduire en anglais !
Quelle est votre deadline ?
Si vous avez une contrainte de délai importante, il est indispensable de le préciser lors de votre consultation. Chez EuropaTrad, nous proposons systématiquement une solution à nos clients pour nous adapter à leurs contraintes de planning. Nous vous mettons toutefois en garde sur la nécessité d’accorder un délai de réalisation suffisant pour que le travail puisse être fait de manière sereine et que nous puissions soigner la qualité !
Nous avons l’habitude de nous adapter aux délais très courts, incluant de gros volumes de traduction, grâce à une organisation dédiée.
Chez EuropaTrad, nous vous proposons des délais en fonction de plusieurs facteurs :
- La disponibilité des traducteurs : nous trouverons toujours un traducteur de notre équipe pour réaliser votre projet. Mais votre traducteur attitré, fidélisé et habitué à vos projets, ne sera pas systématiquement disponible (vacances, maladie, autres projets en cours, etc.). Dans ce cas, nous sommes transparents avec vous et déterminons avec vous ce qui retient votre préférence : travailler avec un autre traducteur ou renégocier ensemble le délai pour conserver votre traducteur habituel.
- Le temps de préparation des documents : nous devons en effet préparer techniquement les fichiers avant leur traduction
- Le temps de traduction : il est variable selon le volume de mots à traduire
- Le temps de relecture/contrôle qualité
- Le temps de mise en forme finale
Pour réduire les délais et s’adapter à vos contraintes de délai, nous pouvons aussi mobiliser une équipe de plusieurs linguistes simultanément.
3. Nos conseils et astuces pour bien construire votre appel d’offre
Votre rôle d’acheteur
Lancer une consultation pour vos besoins en traduction revient à vous mettre en position d’acheteur. Votre rôle est donc primordial dans la construction de votre appel d’offres.
Prendre conscience de la nécessité de construire un véritable appel d’offres vous évitera bien des déconvenues : acheter le mauvais niveau de prestation ou encore sélectionner le mauvais critère.
Vous devez vous attarder avec soin sur plusieurs critères de sélection importants lors de la préparation de votre appel d’offres :
- le prix
- le délai d’exécution
- le niveau de qualité requis
- la méthodologie de gestion de projet
- les processus techniques
- la RSE (responsabilité sociétale des entreprises), qui arrive de plus en plus dans les attentes !
Par exemple, le critère prix est certes très important à condition de l’opposer à la qualité et au délai de la prestation. Il vous faut coûte que coûte éviter de payer le mauvais prix et éviter de passer à côté de gains substantiels.
Même dans le cas où vous confiez vos projets de traduction à des partenaires de confiance, ne perdez pas de vue que vos décisions doivent reposer sur des critères objectifs :
- Le niveau de qualité de la prestation de traduction. Pour l’évaluer, vous pouvez décider de demander des tests de traduction aux candidats lors de votre consultation. Surtout s’il est gratuit, nous recommandons que le test ne dépasse pas 500 mots, soit environ 2 pages.
- La variété des langues disponibles.
- Les gains de productivité dans la durée qui peuvent être apportés par la bonne utilisation des outils professionnels de traduction (TAO et mémoires de traduction).
N’évaluez donc pas le prestataire sur un devis « one shot ». Essayez de comprendre précisément comment le prix proposé est construit. Cherchez aussi à savoir comment se justifient les variations de tarif d’un prestataire à l’autre.
Dimensionnez au mieux votre besoin
Comme indiqué plus haut dans l’article, il est important de bien cerner votre besoin. Quel est le contexte de consultation ? Quel est l’enjeu principal du projet de traduction ?
Pour vous aider, n’hésitez pas à consulter l’ensemble des parties prenantes du projet de traduction au sein de votre organisation mais aussi en dehors.
Par ailleurs, une analyse des volumes de traduction est nécessaire. Mais ce sont surtout les fréquences de traduction de contenus qui impacteront votre travail de traduction dans la durée.
Enfin, n’oubliez pas non plus de réaliser un état des lieux de vos traductions existantes. Cherchez notamment à récupérer les mémoires de traduction s’il en existe.
Construisez une stratégie de traduction à long terme
Gardez en tête que le plus important est la fréquence de vos traductions et surtout la gestion de vos contenus dans la durée.
Ainsi, n’optez pas pour une gestion de vos traductions par types de supports mais plutôt selon le niveau de répétitions.
Deux cas de figure qui vous permettront de comprendre les bénéfices d’une stratégie de traduction qui s’inscrit dans la durée :
- Dans le cas où vous avez de nombreuses traductions de contenus qui se répètent, il sera possible pour votre agence de traduction d’alimenter une mémoire ainsi qu’un glossaire au fur et à mesure de la collaboration. Votre agence de traduction pourra même vous proposer de travailler avec l’aide d’outils de traduction automatique. En effet, un bon moteur de traduction est plus efficace quand il collabore avec une mémoire de traduction et gagne ainsi fortement en pertinence.
Précisons ici qu’EuropaTrad configure ses moteurs de traduction automatique sur mesure, pour répondre au plus près des besoins de chaque client. Nous y intégrons votre glossaire et/ou mémoire de traduction, afin d’améliorer la qualité de sortie des trads automatiques.
Par conséquent, cette bonne gestion du réemploi des traductions représente une source de gain de temps pour l’agence, et nous pouvons le répercuter sur le prix proposé au client.
- En revanche, si tous les contenus sont différents d’une prestation à l’autre, ou trop spécifiques (dans le cas d’un blog, par exemple), votre agence mettra en place une mémoire de traduction, mais le gain de temps (et donc de réduction de prix) ne sera pas aussi élevé (car peu de répétitions). Par contre, votre traduction gagne toujours en qualité, grâce à la cohérence terminologique rendue possible par l’utilisation d’un glossaire, qui garantit que les mêmes termes sont toujours traduits de la même manière.
Pour économiser, il vous faut donc penser partenariat à long terme pour entrer dans une logique gagnant-gagnant avec votre agence de traduction.
Cette relation vous permettra aussi d’organiser et de structurer vos contenus à long terme. Une gestion optimisée de l’ensemble de vos données qui vous apportera efficacité et crédibilité dans votre activité.
Pour illustrer cela avec deux exemples concrets, vous bénéficierez alors d’une continuité dans :
- l’utilisation des formats de fichiers : le même format de fichier sera utilisé pour un type de contenu spécifique, à chaque traduction.
- la traduction avec les mêmes variantes de langues (anglais US ou britannique, par exemple).
Animez et managez en interne votre stratégie de traduction
Votre posture d’acheteur doit intégrer une mission d’animation et de management du contrat de traduction.
L’objectif est de faire en sorte que vos donneurs d’ordre internes, souvent disséminés et compartimentés, ne déploient pas de mauvaises habitudes. Le risque est clair, mettre en péril votre stratégie de long terme !
Comment faire ? Pour optimiser votre stratégie de traduction, vous devez demander à votre partenaire de traduction de vous fournir régulièrement (tous les 6 mois par exemple), les informations statistiques des prestations réalisées, à savoir :
- Clients et donneurs d’ordre ayant passé des commandes, en vous assurant que tous vos demandeurs internes passent bien par EuropaTrad. Nous constatons en effet que, même dans de grandes entreprises clientes, et malgré la mise en place d’un contrat cadre, des écarts persistent, notamment sur certains types de prestations, telles que l’interprétation. Certains salariés contournent le processus validé et passent par d’autres prestataires.
- Volumes traités
- Gains « TAO » (traduction assistée par ordinateur) obtenus avec l’utilisation et la mutualisation des mémoires de traduction et des traductions effectuées.
En pratique, vous pouvez par exemple faire preuve de pédagogie auprès de vos donneurs d’ordre en partageant des cas d’usages « maison ». Ils permettent de crédibiliser les projets de traduction mais aussi de diffuser les bonnes pratiques.
À n’en point douter, une bonne animation du contrat de prestation en services de traduction sera source de gains et de performance. Votre agence sera plus précise et pertinente dans ses livrables. Cela garantit à vos équipes opérationnelles de se concentrer sur leur cœur de métier et non sur la mise en œuvre de la traduction.
Privilégiez les agences de traduction certifiées ISO
Dans le cadre de votre appel d’offres, portez une attention particulière à la possibilité d’évaluer aisément la qualité des prestations de votre partenaire.
N’hésitez pas à lui fixer des objectifs ambitieux et réalistes et vous assurer que l’agence vous accompagne dans la construction de vos processus de traduction.
Il vous faut vérifier que votre agence de traduction puisse vous transmettre des indicateurs clés de performance sur la mission que vous lui avez confiée. Par exemple : gains apportés par les mémoires de traduction.
Exigez une norme de qualité du type ISO élimine les risques de non-qualité.
Chez EuropaTrad, la norme ISO 9001 est inscrite depuis 2006. Elle assure la constance et la qualité des services proposés aux clients. Cette norme repose sur plusieurs principes de gestion de la qualité et nous permet de proposer un processus bien établi.
En résumé
- Multiplier les prestataires vous fait perdre du temps et coûte plus cher. Cela met aussi en péril la cohérence linguistique de vos contenus. Avec EuropaTrad, ces ennuis disparaissent : avec un seul interlocuteur, pour tous vos projets linguistiques, vous gagnez sur toute la ligne !
- Les coûts des traductions varient en fonction de vos besoins et ressources mais aussi des pratiques de votre prestataire.
- Bien évaluer ses besoins et ses attentes avant de choisir son prestataire.
- Le prix ne doit pas être un frein mais doit être vu comme un investissement fructueux grâce à une stratégie de traduction sur le long terme avec le partenaire.
- Prendre en compte le niveau de difficulté, de technicité, des contenus et supports dans le choix du prestataire.
- Le délai : des livraisons express sont parfois possibles mais coûteuses, des livraisons bien échelonnées dans un calendrier permettent une meilleure précision dans la qualité des livrables et est in fine moins coûteuse